Una empresa puede estructurar de manera óptima la asignación de viaje mediante la implementación de una Calculadora de asignación de viaje para garantizar que cuando las asignaciones de viaje se elijan y se incluyan en un paquete de remuneración, la asignación de viaje se estructura de manera tributaria pero óptima.
El propósito de usar una Calculadora de asignación de viaje es calcular un monto de asignación de viaje de “punto de equilibrio” de impuestos sugerido para el año fiscal subsiguiente. El SARS ha confirmado que el método de equilibrio para calcular la asignación de viaje es aceptable.
La Calculadora de subsidio de viaje solo tiene un uso óptimo, para empleados y empleadores, si forma parte de la gestión general de riesgos en viajes de empleados. La calculadora de viaje tendrá menos valor si no está respaldada por la política, los procesos y la documentación de respaldo necesarios.
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Lo siguiente debe establecerse y mantenerse para consolidar la gobernanza de la política de viajes y la calculadora de viáticos:
Un libro de registro detallado en el formato aceptado por el SARS. Tenga en cuenta que el libro de registro debe mantenerse y estar disponible para su inspección por hasta 5 años.
Una Declaración de subsidio de viaje, que el empleado debe firmar para confirmar la validez de la información provista para llegar a un monto de equilibrio sugerido y que el empleado acepta las consecuencias de la misma si se presentó información falsa.
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