¿Por qué los proyectos no utilizan personas adicionales sin trabajo (a quienes todavía se les debe pagar) si están disponibles?

Supongo que usted quiere decir con “personas adicionales” que está hablando de empleados de la compañía en cuestión que de otra manera estarían o no asignados.

La respuesta a por qué no se puede poner a más personas en un proyecto dado es triple:

  1. los individuos en cuestión pueden no estar calificados / con la experiencia adecuada para el proyecto dado
  2. otros proyectos esperados / conocidos / esperados
  3. gastos generales de comunicación

Miremos estos en orden.

Calificaciones

Digamos que tiene ocho ingenieros civiles trabajando en mejoras para una ciudad. Cinco de ellos están trabajando en el nuevo intercambio desde la interestatal. Tres ingenieros terminan el trabajo para el estacionamiento principal de la ciudad. ¿Están los tres calificados para trabajar en ingeniería de salida / intercambio interestatal? Tal vez. Tal vez no.

Pero si se incorporan al proyecto de intercambio interestatal, ¿qué pasará con el proyecto del Ayuntamiento? Eso lleva a otros proyectos.

Otros proyectos

Las empresas (y las personas) funcionan de manera más eficiente, en general, aproximadamente al mismo nivel de utilización que los almacenes, que alcanzan su punto máximo en el vecindario del 85% utilizado (muchas están más cerca de [matemáticas] 80% [/ matemáticas], [matemáticas] 70% [/ matemáticas], o incluso [matemáticas] 60% [/ matemáticas]).

Si tiene [matemática] 20–40% [/ matemática] de su fuerza laboral disponible para trabajar en un nuevo trabajo, puede mantener su flujo de tubería. Significa que puede continuar aceptando nuevos trabajos, porque sabe que tiene personas que estarán disponibles para trabajar en esos proyectos.

[matemática] 75% [/ matemática] la utilización es probablemente una aproximación muy cercana al ideal: son 32 horas “de trabajo” por semana, con 8 horas para reuniones, charlas de agua, etc. He estado en muchos proyectos (internos y externo) que tienen un tiempo de gastos generales (es decir, “no laborables”) [matemático] 50% [/ matemático] o más, por lo que en una semana determinada de 40 horas, 20 horas o menos realmente se destinaron al “proyecto”. Casi sin excepción, cada proyecto que tenía grandes porcentajes de tiempo consumido en gastos generales (reuniones, correos electrónicos, esperando a otras personas) involucró equipos (internos y / o externos) de más de cuatro personas, lo que lleva al siguiente tema: Comunicación.

Comunicación

Por cada persona agregada a un proyecto, las rutas de comunicación se expanden [casi] exponencialmente: con dos personas, hay una ruta de comunicación (AB). Tres personas tienen tres caminos (AB, BC, CA). Cuatro personas tienen seis caminos (AB, AC, AD, BC, BD, CD). Cinco personas te llevan a diez caminos. Diez personas tienen cuarenta y cinco vías de comunicación. Estos son ejemplos del mundo real de gráficos completos.

Vea The Mythical Man-Month para obtener más información sobre los problemas de simplemente agregar personas a los proyectos. Algunos tipos de trabajo se benefician dramáticamente simplemente “agregando más personas”, pero solo hasta cierto punto.

Imagine una brigada de cubetas para apagar un incendio (como se puede representar en un western). Si el fuego es [matemático] 100 ‘[/ matemático] de la fuente de agua, cinco personas no harán el trabajo tan bien como 20: cada persona mueve cada cubo [matemático] ~ 20 ′ [/ matemático] hacia adelante y hacia atrás desperdicia mucho más tiempo y esfuerzo que cada persona que mueve cada cubo [matemática] ~ 5 ‘[/ matemática] hacia adelante y hacia atrás ([matemática] 5’ [/ matemática] pasa a ser aproximadamente el brazo completo de una persona promedio). Con 40 personas, podrías haber dedicado caminos de “entrada” y “salida” para los cubos: 20 mover cubos llenos del agua al fuego y 20 mover cubos vacíos del fuego de regreso al agua.

Aumentemos el número de brigadistas de 20 en cada línea a 25: cada persona ahora mueve cada cubo [matemáticas] ~ 4 ‘[/ matemáticas] en lugar de [matemáticas] ~ 5’ [/ matemáticas], que es un [matemáticas] Reducción del 20% [/ matemática] en el movimiento individual, pero un aumento correspondiente [matemática] del 25% [/ matemática] en la mano de obra utilizada. ¿Qué hay de mudarse a 50 personas en cada línea? Eso reducirá aún más el movimiento necesario del cubo de cada persona a [matemáticas] ~ 2 ‘[/ matemáticas] (o apenas más que el ancho de su cuerpo), pero duplica la cantidad de personas involucradas.

Bonus: Tiempo de rampa

Algunos tipos de trabajo requieren poco o ningún entrenamiento / intercambio de información antes de que pueda comenzar a trabajar en ellos. Por ejemplo, cortar un campo de fútbol: dé a cinco personas cortadoras de césped, y el campo se cortará aproximadamente 5 veces más rápido que si una persona lo hace todo (ya que cada uno está trabajando en una pieza más pequeña del conjunto).

¿Pero qué hay de traer un nuevo ingeniero a un proyecto de intercambio interestatal? ¿Qué debe comunicarse a la nueva persona para que pueda comenzar a contribuir de manera efectiva? Si es lo suficientemente temprano en el proyecto, será necesario transmitir poco para que todos estén “en la misma página”. Pero cuanto más se acerca la finalización del proyecto, más material necesitará procesar la nueva persona. Si es un proyecto de 12 meses y usted está en el mes 10, ¿podrá el ingeniero recién agregado contribuir antes de que finalice el proyecto? Tal vez, pero probablemente no: porque necesitarán revisar [matemáticas]> 80% [/ matemáticas] del proyecto para que no repitan el esfuerzo. Y porque necesitarán hacer preguntas al equipo comprometido, lo que reducirá las horas utilizables de esos ingenieros (ya que responderán preguntas en lugar de “trabajar”).

Tengo la sensación de que en algunos casos tiene que ver con la gestión de proyectos perezosos. Otras veces, las personas sin trabajo pueden no satisfacer las necesidades del proyecto. O la administración podría estar guardando estos recursos para otro proyecto que saben que se avecina.

Y lo más importante, puede matar la eficiencia al insertar a muchas personas en un proyecto, o agregarlas en el momento equivocado.

Hay un dicho sueco que dice: “Ju fler kockar desto sämre soppa!”

En inglés: “Demasiados cocineros estropean el caldo”