¡Gracias por el A2A, aunque no sé por qué!
Probablemente hay una docena de libros de gestión y mil artículos sobre este tema, ninguno de los cuales he leído. Sospecho que deberías leer algunos artículos, pero con un poco de sal, porque todo depende de la persona. Cada uno tenemos nuestro propio estilo, las cosas que nos motivan y las cosas que nos causan angustia. Verá personas que dicen: “primero haga las cosas más difíciles, para que sepa que puede cumplir con sus plazos, porque las cosas fáciles deberían ser simples para estimar el tiempo que llevará”. Escuchará consejos de otros que dicen: “primero haga las cosas fáciles para no tener distracciones en los proyectos importantes”. Cualquiera puede funcionar realmente bien para algunas personas y puede funcionar bien para diferentes tipos de trabajos: el investigador; el supervisor de primera línea en un negocio de servicios; un gerente de investigadores de laboratorio; un planificador de campañas de marketing; un profesional de TI implementando un superproyecto de doce pasos durante varios meses; o un tipo de CEO que está tratando de administrar múltiples proyectos, mientras realiza una planificación estratégica a largo plazo, informes de la junta, reescribe la política corporativa, todo mientras tiene que disciplinar a un Gerente o Director de problemas, etc.
Puedo decirle que probé ambos métodos, en una variedad de Supervisor, Líder de proyecto, llenando tres vacantes simultáneamente y limpiando un sistema contable casi inexistente mientras estaba contratado el día antes de la auditoría anual, y ninguna filosofía por sí sola funciona. yo.
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¡Conozca su propio trabajo! ¿Lo que te motiva? Que te mantiene despierto en la noche? Lo que es importante para los extraños de la compañía con quienes interactúa. ¿Qué es importante para tu jefe? ¿Qué hizo la última persona mejor y peor y dónde quiere brillar con respecto a esos deberes, esas fortalezas y esas debilidades?
¿Le molesta tener algo en la bandeja de entrada? Si no es así, déjalo, si es así, clasifícalo y administra tus pilas de cosas con una lista de tareas pendientes. ¿Te gusta una reputación de capacidad de respuesta excepcional? Quédese todo un fin de semana para quedar atrapado y poder manejar todo tal como viene. ¿Tiene algunas cosas que cada mes, trimestre o año? Estudie el patrón de cuándo está disponible la información, cuánto tiempo lleva completarla y, si se trata de un proyecto de varios pasos, elabore un cuadro especial de tipo calendario / gant que muestre quién hace qué y cuándo, y observe dónde se encuentra. temprano o tarde para que esto sea más fácil el próximo año. ¿Tiene trabajos que son tan complejos (múltiples hojas de cálculo vinculadas con enlaces internos que si se interrumpe a mitad de camino, tendría que pasar treinta minutos para volver a donde estaba? Llegue temprano y realice esas funciones solo cuando no haya nadie cerca o cuando puede cerrar su puerta y marcarla con un cartel de No molestar. ¿Se distrae fácilmente con las cosas que le gusta hacer y es probable que evite sus llamadas telefónicas o reuniones importantes con su personal? Luego, evite esas distracciones haciendo primero o los fines de semana! ¿Tiene mayor capacidad para disfrutar de los aspectos creativos por la tarde o la mañana? Planifique su trabajo en consecuencia. ¿Trabaja bien al dar instrucción verbal versus escrita o se beneficia de la disciplina del correo electrónico bien elaborado? instrucciones para su personal? Forme el hábito que mejor funcione para usted. Pregúnteles a sus empleados cuáles prefieren. ¿Es usted incluso bueno escribiendo correos electrónicos sin que se malinterpreten mal con las instrucciones o su actitud? No sirve de nada, considere dominarlo, los escritores organizados valen el doble de dinero en negocios que los que solo pueden funcionar cara a cara. Del mismo modo, ¿qué prefiere tu jefe? Probablemente estés atrapado allí, entrenar a tu jefe para que se ocupe de tus preferencias no siempre es una opción, sin embargo, si puedes escribir bien, y leen desde una computadora real, no desde un teléfono, puedes entrenarlos para que amen tu minucioso semanal informe de logros, cosas en proceso y artículos a largo plazo. Se sienten bien contigo, y tienes documentación para tu aumento del 20% al final del año. Ah, sí, esta pregunta se trataba de administrar su carga de trabajo. No se preocupe, nos estamos acercando al final, esa es realmente la parte fácil.
Creo que todos podrían beneficiarse de cómo hago las cosas, pero, tal vez algunos tipos me encuentren compulsivo o TOC y digan que pierdo demasiado tiempo haciendo listas. Pero, no trabajo mejor cuando el estrés es todo lo que tengo tiempo para manejar, y mis listas me traen una gran paz. Y, como dije, conozca el “negocio de usted” para que adapte sus métodos para maximizar el trabajo a partir de sus fortalezas y reduzca la probabilidad de que sus tendencias más débiles lo impacten negativamente.
Mantengo dos y, a veces, tres listas de tareas pendientes. La libreta legal principal de tareas pendientes de un artículo por línea es suficiente para aproximadamente un período de treinta días, cinco tareas principales por semana, algunas son de varios pasos y pasarán a la lista del próximo mes. Imprimo la lista en minúsculas para que se lea fácilmente incluso sin mis lentes y me obliga a escribir lentamente. Mi segunda lista son los cinco elementos que planeo hacer ese día, generalmente en un gran adhesivo amarillo, incluidos los números de teléfono y, a menudo, pegado al teléfono, incluidos los elementos que no tenía intención de hacer pero que recibí como una solicitud de correo electrónico de alguien, ya que Me fui ayer. La tercera lista es el Gran Proyecto del Trimestre, que tiene entre cuarenta y sesenta pasos, el presupuesto operativo y de capital de cinco años, la auditoría anual o la implementación de un nuevo sistema de RR. HH. Y RP. Reviso la bandeja de entrada todos los días y la vacío, o bien está firmada y enviada, desechada, enviada a otro gerente con mis comentarios, asignada a un empleado o enviada a mi jefe con una descripción detallada de mi recomendación y opciones alternativas con pros y contras.
Uso pequeñas notas adhesivas amarillas donde van las etiquetas de las carpetas de archivos, y luego una vez al mes “escribo” etiquetas impresas. Mantengo varias pilas de carpetas a las que puedo acceder esta semana en mi escritorio, otra media docena de carpetas en proceso (esperando más información o tiempo disponible) en mi credenza. Reviso cada correo electrónico que llega dentro de la hora en que se recibió y actúo sobre él, de modo que nunca tengo un montón de cosas que hacer que tengan una obligación desconocida de compromiso de tiempo.