Un equipo remoto debe estar en línea con su cultura, valores y por qué hace lo que hace para que la estrategia funcione. Las personalidades y las preferencias laborales de su equipo también se deben evaluar en este tipo de entorno, ya que conlleva una gran responsabilidad y libertad. Algunos florecen en estos entornos y otros no. Ciertamente no tengo las respuestas ni diría que nuestra decisión de trabajar remotamente fue un éxito. Vimos una oportunidad de explotar un equipo remoto como una ventaja, así que decidimos hacerlo. Hay detalles sobre cómo nos está funcionando y lo que estamos aprendiendo a continuación si le interesa leer, pero la conclusión principal de nuestra experiencia es asegurarse de que la cultura y las personalidades estén en línea con la decisión de tener un equipo remoto.
Cultura: toda nuestra empresa y producto están diseñados para darles a nuestros clientes más tiempo durante su semana al eliminar las ineficiencias y aumentar la productividad. Hacemos eso porque esperamos que les permita pasar más tiempo en los lugares que aman con las personas que aman y al mismo tiempo tener tranquilidad sobre sus negocios. También nos gustaría practicar estos valores como empresa. Si no practicamos esto nosotros mismos, seríamos hipócritas. Cada día se nos recuerda pensar de manera más inteligente y trabajar de manera más eficiente para sacar más provecho de cada día porque estamos nerviosos de que esta sea la decisión equivocada y porque sabemos que tenemos a la competencia trabajando igual de duro.
Por qué: cuando comenzamos nuestra empresa, tuvimos algunas desventajas evidentes que vimos que podían resolverse con una estructura remota, así como oportunidades para convertirlas en ventajas.
- Efectivo: no lo teníamos. Entonces, $ 1,400 de alquiler / mes en ahorros fue útil.
- Enfoque: necesitábamos más enfoque y nos movíamos más rápido. Vimos una estructura remota como una forma de ahorrar 1,5 horas para la productividad que generalmente se pierde en la conmoción de un viaje diario.
- Reclutamiento: podemos atraer al mejor talento del mundo a precios competitivos en lugar de competir en el Valle siempre que tengan los mismos valores que nosotros, es decir, libertad y no dinero. Hemos recibido solicitudes de desarrolladores brillantes de todo el mundo citando que les gustaría trabajar desde casa para estar cerca de sus hijos y familiares.
- Soporte: tener nuestro CTO en Tel Aviv significa que estamos 10 horas por delante del PST y, por lo tanto, tenemos soporte 24 horas debido al arbitraje de tiempo. Tener nuestro desarrollo en Vancouver significa que podemos ahorrar 75 centavos por cada dólar que gastamos en I + D gracias a los créditos de SR&ED.
- Cultura: vimos la oportunidad de ejemplificar nuestra cultura al pasar el mayor tiempo posible en los lugares que amas con las personas que amas para reducir las cosas con las que odiamos tratar en compañías anteriores.
Las cosas difíciles
Lo que hemos aprendido y aún estamos aprendiendo sobre equipos remotos
Uno de los mayores desafíos que hemos visto fue el rechazo contra equipos remotos por parte de asesores e inversores potenciales. El retroceso vino principalmente de tres razones:
- Las opiniones provenían de alguien que tiene una muestra pequeña de negocios remotos mal administrados.
- Creen que te estás perdiendo intercambios fortuitos y colaboración improvisada.
- Un pequeño porcentaje de empresas con retornos de tipo emprendedor tienen estructuras remotas.
Nuestra justificación: echemos un vistazo a dos empresas que operan en diferentes extremos del espectro en términos de proximidad a sus equipos: IDEO y 37Signals.
IDEO es una empresa de diseño global premiada cuyos ingresos y progreso están directamente vinculados a que las personas inteligentes y creativas estén en la misma habitación con una mesa, sillas y una pizarra.
37 Signals es una empresa de renombre mundial que crea aplicaciones web simples muy exitosas como basecamp y highrise. 37 señales tiene alrededor de 20 empleados en todo el mundo con sede en Chicago.
Los productos de IDEO se evocan desde una sala de personas inteligentes y creativas sentados alrededor de un escritorio con pizarras, marcadores, notas adhesivas, etc. Si usamos IDEO como punto de referencia para quién colabora y utiliza intercambios fortuitos, entonces preguntamos:
¿Cómo podemos replicar esto y crear más serendipia sin estar en la misma oficina?
Una de las reglas de proceso de IDEO es hacer sonar una campana si una idea es criticada demasiado rápido. La campana está ahí porque todos tenemos una tendencia natural a reaccionar emocionalmente a las ideas de los demás demasiado rápido. También tenemos una tendencia a soltar ideas por entusiasmo sin dar un paso más para formular un pensamiento o viñetas de apoyo.
Entonces, si podemos simular este entorno donde las ideas frescas, radicales y locas son bienvenidas, alentadas y tienen espacio para respirar antes de que se encuentren con el tren de reacción emocional de otra persona, entonces teóricamente podemos permitir un mayor volumen de ideas e intercambios más fortuitos. O al menos, ese es el objetivo.
Tomemos el entorno de las 37 señales. Si puede trabajar durante 4 o 5 horas sin interrupción, puede hacer un trabajo increíble.
Esto me parecía imposible de lograr en una oficina real y una de las razones principales es que soy realmente molesto. Si veo a alguien en la oficina, supongo que están allí y no puedo esperar para hablar conmigo. Es fácil ser indisciplinado cuando te presentas en una oficina. Me di cuenta de que tenía una falsa sensación de productividad solo por llegar y estar en una oficina.
(Otro gran ejemplo de equipos remotos es Auttomatic: http://automattic.com/about/  ; – gracias Josh Elman)
Es muy fácil perder ocho horas y preguntarse qué demonios hiciste entre el café y las pausas para el almuerzo.
Cuando no estás sentado uno al lado del otro, lo único que ves es el trabajo. Si el trabajo no está allí, no hay nada.
Para tratar la estructura remota como una ventaja, tuvimos que intentar sacar más trabajo de calidad al enfocarnos más tiempo y más creatividad a partir de un flujo constante de ideas.
El mínimo necesario para operar un equipo remoto
Su misión y visión deben ser férreas. No estará allí para supervisar todo y si desea una cultura en la que le dé al equipo la libertad de probar rápidamente y tomar pequeños riesgos, los únicos parámetros que pueden usar son su visión y su declaración de misión. Necesitan ser mejores que el agua cristalina.
Personalidad : no asumas que puedes hacer esto. Necesita las personalidades que se sienten cómodas trabajando en este tipo de entorno. Algunas personas prefieren el entorno de la oficina. Steve Jobs trató de poner los baños en pixar en el medio de la oficina para alentar una mayor colaboración. No usamos el correo electrónico internamente para comunicarnos. La compensación está en evaluar lo que se pierde en esos intercambios casuales en la oficina frente a las dos horas o más que puede salir de un día al no estar en la oficina. Haz que las personas que no necesitan sean administradas. Tómate 10 veces más para evaluar el talento dándoles pequeños proyectos para ver cómo les va antes de ofrecerles puestos de tiempo completo. Asegúrate de que tengan las personalidades. Es muy posible que las personalidades de su empresa y que conforman su empresa prosperen en un entorno rutinario y en un entorno en el que otras personas están cerca. En otras palabras, podría estar condenado antes de comenzar.
Sé mejor que excelente en la comunicación. No hay forma más rápida de hundir esta idea que tener una comunicación deficiente. Saber esto ha sido un gran motivador para nosotros. Nos aseguramos de programar llamadas con viñetas de ideas en lugar de solo llamar. Cuando estás en persona, das por sentado que alguien entiende porque se lo dijiste en persona y te miraron a los ojos. Pero cuando eso sucede, esos conceptos tienden a no escribirse o dejarse sin mucha interpretación. Cuando se trabaja de forma remota, es imposible no documentar todas las ideas con viñetas de apoyo.
Programa de ejemplo Establezca su programa y procesos que garanticen oportunidades para la colaboración y el intercambio de ideas y sea disciplinado al respecto. Aquí está el nuestro:
- No hay correos electrónicos internamente : solo usamos el correo electrónico si nos comunicamos mutuamente para comunicarnos con una persona externa o para enviar una invitación para una llamada (tenemos notificaciones de mensajes de texto configuradas para cuando se produce una invitación).
- Usamos Flow (aplicación web) : para contener ideas, proyectos, tareas e intercambios para rastrearlos y evolucionarlos. Hay una tranquilidad constante de que nada se escapa por las grietas. La comunicación entre nuestro equipo es más importante que cualquier otra comunicación en nuestras bandejas de entrada respectivas, por lo que podemos asegurarnos de que trabajar en Flow en lugar de nuestra bandeja de entrada significa que podemos reaccionar de la manera más rápida a los elementos más importantes para el negocio en lugar de revisar muchos correos electrónicos para encontrar uno de tu equipo.
- La retroalimentación de nuestros clientes es lo único que es tan importante para la comunicación interna, por lo que utilizamos desk.com para notificarnos cuando un cliente recibe algo y, por lo tanto, no se preocupe por consultar el correo electrónico más de una vez al día o incluso una vez a la semana. .
- ¿Qué pasa con las emergencias? Llamada telefónica o mensaje de texto.
- Asistente compartido y gerente de oficina En el ahorro de costos de alquiler de oficinas, tenemos lo que creo que es uno de los mayores impulsores de productividad conocidos por el hombre. Se llama Becky. Ella administra todos nuestros horarios y quita nuestros platos respectivos aquellas cosas que no son de misión crítica para la tarea en cuestión. Ella se comunica con nosotros a través de mensajes de texto o al asignarnos tareas en curso con una fecha específica cuando deben completarse. Becky tiene un documento de 3 páginas al que hace referencia sobre cómo manejar aproximadamente el 90% de las situaciones para programar llamadas o reuniones / reservar viajes / contabilidad / banca, entre muchas otras cosas. Creo que es una buena práctica preparar a esta persona para que algún día sea su COO. Cuando tiene una persona adicional en la compañía con ese nivel de detalle y la familiaridad con las minucias de la compañía, hay una cantidad asombrosa de información que lleva a Becky a encontrar oportunidades para nosotros que de otro modo se pasa por alto. Por ejemplo, Becky puede decir cosas como: “Uno de nuestros mejores clientes y el más activo con soporte está al lado de su reunión la próxima semana. Deberías pasar y saludar ”.
- Reuniones semanales Después de cada fin de semana, enviamos un correo electrónico al equipo que se estructura como: ¿Qué hiciste la semana pasada? ¿Que vas ha hacer esta semana? ¿Con qué necesitas ayuda o de qué quieres hablar? Luego nos subimos a Google Hangout todos los martes por la mañana para repasar el plan de todos.
- Colaboración Tenemos tres formas de asegurarnos de que estamos colaborando y de asegurarnos de que aún tengamos un entorno para que las ideas florezcan: tenemos un hipchat abierto durante los momentos del día cuando respondemos correos electrónicos o realizamos otras tareas que no son fundamentales para las tareas principales. por el dia. Entonces, si me ves en hipchat, entonces estoy feliz de colaborar libremente o simplemente hablar sobre algunas ideas locas. 2. Envíe una invitación para una llamada con alguien o el equipo con viñetas de lo que desea discutir. Si llamo a alguien de mi equipo y le digo: “Oye, ¿tienes un minuto?”, Espero que su respuesta sea “No, no estoy sentado esperando que me llames y me preguntes eso”. El punto es que estás entusiasmado con tu idea que aún no está formulada y distraes a alguien más, así que formula tus pensamientos un poco más y envía una invitación. También usamos el teléfono. Si alguien del equipo llama, estoy contestando cada vez. Es una emergencia o es lo suficientemente importante como para hablar. SI tiene los controles mencionados, puede contestar el teléfono con confianza sabiendo que es realmente importante y que nadie está abusando de su accesibilidad.
Química del equipo: esto es algo real. Cuanto más cerca está el equipo el uno del otro y más se siente como una familia donde existe un vínculo más fuerte. Hay un valor de ver a su equipo a diario que nos perdemos, pero reconocemos que esto es importante. Intentamos encontrarnos en un lugar trimestral increíble donde todos podamos estar en la misma ubicación física y en un entorno creativo. Nos preparamos para esto significativamente para aprovecharlo al máximo. Por mucho que intentemos no empacar estos tiempos con trabajo, es difícil no sentirse inspirado y creativo. Este también es un buen momento para asegurarnos de que todavía estamos en línea con la visión y la misión y establecer las metas trimestrales y anuales en las que centrarse. También aprendimos que a veces las personas solo quieren tener una oficina para reunirse y escapar. Esto no es algo que anticipamos escuchar y fue inusual al principio, pero los miembros del equipo encuentran formas de reunirse en persona si desean colaborar en algo en persona.
El revés y por qué lo hacemos
Valoramos la calidad de vida sobre todo y creemos que debemos comer nuestra propia comida para perros. Nuestro software dice que “agregamos un día a tu semana” para que puedas concentrarte en las cosas que te encanta hacer, estar en los lugares que te gustan y hacerlo cerca de las personas que amas. No tenía sentido para nosotros ir en contra del “por qué” y hasta ahora parece estar funcionando para nosotros.
