En general, debe hacer dos cosas para asegurarse de que este tipo de documentación permanezca actualizada y relevante :
- uso constante: utilice siempre la documentación al hacer el trabajo
- Mejora continua : mejore la documentación siempre que no sea relevante y utilizable.
Es poco probable que la documentación impresa en un estante experimente un uso constante, una mejora continua o esté disponible . El software que se ejecuta en un navegador web funciona mejor.
Para administrar mejor su documentación y lograr sus objetivos, hágalo parte del trabajo. En algunos casos, puede integrar la documentación con el trabajo utilizando una herramienta de flujo de trabajo para ‘implementar’ el proceso documentado al proporcionar a las personas una interfaz de usuario de software para los procedimientos que siguen.
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Signavio Workflow es una herramienta de flujo de trabajo basada en la web que le permite administrar esta ‘documentación’ modelando el trabajo como un proceso comercial y diseñando formularios para capturar información. En el editor basado en la web, el modelo de proceso para contratar a un empleado podría verse así:
Cuando está haciendo el trabajo, utilizando el sistema para coordinar la solicitud de empleo de alguien, obtiene una interfaz web para las tareas, como Evaluar CV:
En su New Hire SOP, las tareas de flujo de trabajo (los cuadros en el diagrama) son las listas de verificación. Más tarde, cuando cambia su procedimiento, edita el diagrama del proceso en la interfaz web, publica los cambios y el siguiente caso, el próximo nuevo empleado, utiliza automáticamente la nueva versión del proceso, y su nuevo colega obtiene Hangouts en lugar de Skype.