Los asistentes personales trabajan para gerentes y ejecutivos (o, a veces, para individuos y familias acaudalados o famosos), realizando una variedad de tareas administrativas.
El papel de una AP es liberar el tiempo de un ejecutivo de las tareas de organización y administración para que puedan dedicar el máximo tiempo a tareas estratégicas. Las responsabilidades generalmente incluyen:
- actuar como primer punto de contacto: tratar con correspondencia y llamadas telefónicas
- gestionar diarios y organizar reuniones y citas, a menudo controlando el acceso al gerente / ejecutivo
- reserva y organización de viajes, transporte y alojamiento
- organizando eventos y conferencias
- Recordando al gerente / ejecutivo tareas importantes y plazos
- escribir, compilar y preparar informes, presentaciones y correspondencia
- gestión de bases de datos y sistemas de archivo
- Implementación y mantenimiento de procedimientos / sistemas administrativos
- enlace con el personal, proveedores y clientes
- gastos de recopilación y archivo
- tareas diversas para apoyar a su gerente, que variarán según el sector y el mandato del gerente, por ejemplo, completar algunos informes de gobierno corporativo (para garantizar que el negocio se ejecute correctamente y cumpla con la legislación y las reglamentaciones) o realice investigaciones
Además de apoyar a los gerentes, su equipo y departamentos, muchas AP también tienen su propia carga de trabajo y responsabilidades personales. El alcance de la función de la AP puede ser extenso y las tareas adicionales pueden incluir:
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- realización de proyectos e investigaciones específicos;
- responsabilidad de cuentas y presupuestos;
- asumir algunas de las responsabilidades del gerente y trabajar más estrechamente con la gerencia;
- reemplazar al gerente, tomar decisiones y delegar el trabajo a otros en ausencia del gerente;
- participar en los procesos de toma de decisiones.
Los gerentes a menudo dependen en gran medida de su AP, confiando en que el trabajo se manejará de manera eficiente en su ausencia. La discreción y la confidencialidad son, por lo tanto, atributos esenciales para una AP exitosa.
Un asistente personal a veces se llama secretario ejecutivo, así como secretario personal o privado.