Cómo priorizar tu trabajo cuando trabajas en múltiples proyectos a la vez

En resumen, esto es lo que sigo y me ayudó a navegar mucho:

  1. Haga una lista de todas las actividades : lo primero al comienzo del día … no tomará mucho tiempo hacer esto, puede hacer la lista según la prioridad, el tiempo de finalización esperado, en papel, mentalmente, hasta usted
  2. Termine las tareas que no se pueden adelantar más adelante ; esto automáticamente ayuda a priorizar
  3. Tache las actividades a medida que las completa : le dará un impulso de felicidad ver cuántas ha completado.
  4. No todo debe completarse hoy / ahora : practique esto para administrar la asignación de la cantidad de tiempo adecuada para cada categoría de tarea
  5. Durante un período de tiempo (día, semana, mes, usted decide) se adhieren a un promedio de horas de trabajo, aprendizaje o auto-horas, horas dedicadas a otros, horas dedicadas a la electrónica

Editar: Lea la descripción de su consulta en este momento, lo que he sugerido parece absolutamente apto para la situación. Trabajé simultáneamente en muchos proyectos crujientes también. Era una lucha contra incendios todos los días, así que solía ser difícil desconectarme del trabajo después de la oficina, pero con disciplina y práctica, también pude llevar esto a los miembros de mi equipo.
P.ej

  • Comenzó un concepto de aplausos del equipo para quien terminó todo su trabajo a tiempo en un día difícil
  • Si veía a gente trabajando hasta tarde, volvería a visitar su lista de prioridades y los ayudaría con los puntos 2, 4 y 5 para asegurarme de que manejen el punto 5 o se vayan a casa (la mayoría de los casos son solteros)

Hola Ankith, probablemente puedas usar el siguiente método para priorizar tu trabajo y también te ayudaría a detener la procrastinación. Junto con este método, también puede hacer uso de estas dos aplicaciones

1: cualquier hacer
2: Wunderlist

Método:
Recientemente, he seguido una regla simple que me está ayudando a aplastar la procrastinación y al mismo tiempo me hace más fácil mantener buenos hábitos. Quiero compartirlo contigo hoy para que puedas probarlo y ver cómo funciona en tu vida.
¿La mejor parte? Es una estrategia simple que no podría ser más fácil de usar.
Esto es lo que necesitas saber:
Cómo dejar de postergar con la “regla de 2 minutos”
Yo llamo a esta pequeña estrategia la “Regla de 2 minutos” y el objetivo es facilitarle el comienzo de las cosas que debe hacer.
Aquí está el trato: la mayoría de las tareas que posterga no son realmente difíciles de hacer; tienes el talento y las habilidades para lograrlos, pero solo evitas comenzarlos por una razón u otra. La regla de 2 minutos supera la dilación y la pereza al hacer que sea tan fácil comenzar a tomar medidas que no se puede decir que no.
Hay dos partes en la regla de 2 minutos:
Parte 1: si lleva menos de dos minutos, entonces hazlo ahora.
Esta parte proviene originalmente del libro más vendido de David Allen, Getting Things Done .
Es sorprendente la cantidad de cosas que posponemos que podríamos hacer en dos minutos o menos. Por ejemplo, lavar los platos inmediatamente después de la comida, tirar la ropa en la lavadora, sacar la basura, limpiar el desorden, enviar ese correo electrónico, etc.
Si una tarea tarda menos de dos minutos en completarse, siga la regla y hágalo ahora mismo.
Parte 2: cuando comienzas un nuevo hábito, debería llevar menos de dos minutos hacerlo.
¿Se pueden lograr todos sus objetivos en menos de dos minutos? Obviamente no, pero cada objetivo puede iniciarse en 2 minutos o menos, y ese es el propósito detrás de esta pequeña regla.
Puede parecer que esta estrategia es demasiado básica para sus grandes objetivos de vida, pero le ruego que difiera. Funciona para cualquier objetivo debido a una razón simple: la física de la vida real.
La física de la vida real.
Como Sir Isaac Newton nos enseñó hace mucho tiempo, los objetos en reposo tienden a permanecer en reposo y los objetos en movimiento tienden a permanecer en movimiento. Esto es tan cierto para los humanos como lo es para las manzanas que caen.
La regla de 2 minutos funciona tanto para grandes metas como para pequeñas metas debido a la inercia de la vida. Una vez que comienzas a hacer algo, es más fácil continuar haciéndolo. Me encanta la regla de los 2 minutos porque abarca la idea de que todo tipo de cosas buenas suceden una vez que comienzas .
¿Quieres convertirte en un mejor escritor? Simplemente escriba una oración (Regla de 2 minutos), y a menudo se encontrará escribiendo durante una hora.
¿Quieres comer más sano? Simplemente coma una pieza de fruta (regla de 2 minutos), y a menudo se sentirá inspirado para hacer una ensalada saludable también.
¿Quieres hacer de la lectura un hábito? Simplemente lea la primera página de un nuevo libro (Regla de 2 minutos), y antes de que se dé cuenta, han pasado los primeros tres capítulos.
¿Quieres correr tres veces a la semana? Todos los lunes, miércoles y viernes, solo póngase las zapatillas y salga por la puerta (Regla de 2 minutos), y terminará poniendo millas en las piernas en lugar de palomitas de maíz en el estómago.
La regla de 2 minutos no se trata de los resultados que alcanzas, sino más bien del proceso de hacer el trabajo. El objetivo es tomar medidas y dejar que las cosas fluyan desde allí.
La parte más importante de cualquier nuevo hábito es comenzar, no solo la primera vez, sino cada vez. No se trata de rendimiento, se trata de actuar constantemente. Esto es especialmente cierto al principio porque habrá más tiempo para mejorar su rendimiento más adelante.
Pruebalo ahora
No puedo garantizar si la regla de 2 minutos funcionará o no para usted, pero puedo garantizar que nunca funcionará si nunca la prueba. El problema con la mayoría de los artículos que lee, los podcasts que escucha o los videos que mira es que consume la información pero nunca la pone en práctica. Quiero que este artículo sea diferente. Quiero que realmente uses esta información ahora mismo.
¿Qué puede hacer que le lleve menos de dos minutos? Hazlo ahora.
Cualquiera puede ahorrar los siguientes 120 segundos. Aproveche este tiempo para hacer una cosa.

Es muy difícil decidir sobre una lista de prioridades si coordina múltiples planes de proyecto. ¡Pero puedes recoger todas tus tareas bajo un mismo techo! Lea cómo en el artículo Cómo priorizar como líderes de clase mundial

Los proyectos pueden volverse desordenados con el tiempo. Cuando maneja múltiples proyectos, debe concentrarse en una tarea tras otra para que haya progreso y pueda cuantificar sus logros.

Prefiero centrarme en las tareas más pequeñas primero para sacarlas del camino y una vez que termine todas las tareas más pequeñas, salté a las más grandes estableciendo una fecha límite para mí para saber qué tan rápido puedo completarla.

Usar una herramienta de gestión de proyectos como KnightSpear es realmente útil para mí porque puedo agregar múltiples proyectos y tareas. Luego estableceré la complejidad de las tareas para saber qué tareas son más fáciles de completar. Luego establezco fechas límite individualmente y pretendo hacerlas antes.

También puedo colaborar con mi equipo para ver cuánto han logrado y si hay algo que pueda hacer para ayudarlos o cuándo necesito ayuda.

No pienses demasiado. Manejar una cosa a la vez. Es una habilidad multitarea que tienes que mostrar. Concéntrese primero en las cosas más importantes, luego avance hacia las menos importantes. Así es como debemos priorizar. No has dado muchos detalles, así que solo podría decir estas cosas. Gracias por a2a.

Evita la multitarea mala.

Es muy sencillo. Priorice su trabajo y elija 3 acciones para trabajar. Cuando cierras uno de ellos, comienza otro. Cuando vea que necesita priorizar algo más, congele una de las acciones actuales y comience a trabajar en la que salta a su lugar. Asegúrese de no trabajar en demasiadas acciones al mismo tiempo.

¿Por qué la multitarea es tan mala?

Necesitas tiempo para ponerte al día. Cada vez que cambias de una acción a otra, consumes tu tiempo y energía para seguir adelante. Y es puro desperdicio. Por lo tanto, es mejor mantenerse enfocado en la menor cantidad de acciones posible, generalmente en 3.

Para tener control sobre su trabajo, use el tablero kanban y mueva acciones entre columnas, por ejemplo: congelar, en curso, listo. Asegúrese de tener 3 acciones en curso.

Para ayudarte con eso, prepárate al final de cada día. Revisa tus acciones y prioridades. Esta pequeña inversión de tiempo aumentará adicionalmente su eficiencia.