- Sea muy claro sobre los objetivos de la reunión.
- ¿Es en cascada la información? De ser así, tenga claro qué es esta información y qué efecto debería tener.
- ¿Es para hacer una lluvia de ideas? Establezca una sección clara de la reunión comprometida con la lluvia de ideas. Mantenga las críticas a las ideas fuera de esta sección; el propósito es obtener ideas. Una vez que se haya generado una buena cantidad de ideas, comience el proceso de criticar, reduciendo a las más prometedoras.
- ¿Es una reunión general que cubre una variedad de temas? Asegúrese de que cada ítem de la agenda tenga claro su propósito.
- Estar preparado
- Envíe la agenda de antemano: el día anterior si se puede ayudar.
- Organice el flujo de temas para que se unan sin problemas: la información debe agruparse, los elementos de acción deben estar juntos, etc.
- Identificar el tomador de minutos
- Tener una habitación reservada y comunicada de antemano
- Envíe la invitación con semanas de anticipación, si se puede ayudar
- Intenta mantener las reuniones en menos de una hora. Muchas reuniones se pueden lograr en 30 minutos de moderación adecuada
- La reunión
- Dependiendo de en qué parte del mundo te encuentres, comienza a tiempo o da 5 minutos, luego comienza. Los rezagados deberían gastar el esfuerzo para ponerse al día.
- Como presidente, su tarea principal es mantener el foco de la reunión. Por lo general, las personas se dejan llevar, así que reina en la discusión cuando comience a salirse de control.
- Particularmente para las secciones de lluvia de ideas, tenga cuidado cuando la conversación comience a involucrar críticas y reine eso. Esto realmente puede amortiguar el proceso creativo
- Tome nota de aquellos que no participan en la reunión y pídales sus opiniones.
- Llama a quienes entran en conversaciones paralelas
- Llama a quienes revisan sus teléfonos móviles
- Asignar propietarios de acciones claras y fechas objetivo
- Posterior a la reunión
- Revise cómo fue la reunión y tome nota de lo que se puede mejorar: siempre hay algo que mejorar.
- Revise los minutos y envíelos, aclarando dónde siente que algo no se aclaró lo suficiente. Si es necesario, acérquese a las personas.
- Haga un seguimiento al menos una semana o unos días antes de la fecha límite de las acciones.
¿Cuál es su mejor consejo para presidir una reunión de manera efectiva?
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Siempre pienso que hacer un buen juicio a tiempo es quizás el atributo más importante para que tengas éxito en cualquier cosa.
Aparentemente, la reunión es uno de los escenarios más directos que tal talento puede manifestar.
Como presidente de una reunión, establecerá la agenda y dirigirá las discusiones. Los asistentes presentarán, debatirán, desafiarán, intentarán, discutirán y pueden emocionarse. La información fluye erráticamente. Deberá poder escuchar, comprender y REALIZAR EL JUICIO CORRECTO para dirigir la discusión a su debido tiempo. Pasar tiempo en los temas más importantes / urgentes en lugar de dejarse llevar por el mejor conversador. Tratar cualquier cosa y todo lo que surja en la reunión, independientemente de si se espera o no, haciendo un buen juicio si merece más atención en la reunión. Todas estas decisiones deben tomarse A TIEMPO para que la reunión sea eficiente.
Hacer un buen juicio es la forma más eficiente de hacer las cosas de manera más eficiente, en reuniones y en la vida.
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