Cómo trabajar con plazos que no se pueden definir

Debe aprender sobre la gestión de proyectos ágiles. Ágil es mejor para áreas con un alto nivel de incertidumbre tal como lo describió. El énfasis en Agile está en maximizar el valor de la solución en un entorno incierto y hay mucho menos énfasis en definir los costos específicos y los hitos del cronograma; sin embargo, esa no es una opción de todo o nada entre dos extremos. Es muy posible combinar los dos enfoques para adaptarse a la naturaleza de la situación. Consulte los cursos en línea que ofrezco sobre Gestión de proyectos ágiles aquí:

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Chuck Cobb
Autor de “La guía del administrador de proyectos para dominar Agile”

Yo diría que hay dos técnicas:

1) Recuerda cuánto tiempo tardó la última vez.

2) Adivina.

La opción 1 es el estándar que usamos si el tiempo típico para realizar una tarea es bastante consistente. Por ejemplo, lleva X segundos freír un huevo como a mí me gusta. Algunos huevos tardan unos segundos más, otros menos, pero la variación es pequeña en comparación con el promedio y, a la escala de toda la tarea, la variación se ahoga. En este caso, la variación en los 110-130 segundos para mi huevo (20 segundos) se pierde en los 900 segundos que lleva cocinar el desayuno, buscar el papel y alimentar a los gatos.

Pero surgen problemas cuando la variación es significativa en comparación con el promedio. Si le doy una bolsa de monedas, ¿cuánto tiempo llevará encontrar una moneda con 2002? Hay un tiempo promedio para la tarea, pero a veces puede tomar el doble de tiempo que eso, o cuatro o diez veces. Encontrar a tu cliente es así.

En una situación como esa, todo lo que puede hacer es llegar a un acuerdo con quienes estén a cargo del proyecto de que hay un 5% de posibilidades de que tenga a su cliente en, digamos, una semana, 75% en 2 semanas y 95% en 30 días y pregúnteles cómo quieren presupuestar la asignación de tiempo.

La situación del mundo real en la que me encuentro con esto todo el tiempo son las predicciones eternas en la prensa de que tal y tal avance en ciencia / medicina conducirá a un nuevo tratamiento en n años. Nunca lo hace, ¿verdad? 😉

Tienes que empezar a pensar creativamente.

Para su aplicación de cliente, el modelo se invierte. Esto es similar a las ventas. Su tiempo generalmente es fijo y luego la variable se da como un objetivo de ventas.

En cuanto a tratar de ser contratado, no te quedes estancado en una forma de pensar. Regrese al objetivo raíz, que debe estar relacionado con ganar dinero. Trabaje con el problema para aumentar sus posibilidades de éxito. Haz cosas que te den poder, no a otros. Si limita sus opciones a ser contratado, cede su poder a las empresas que podrían o no contratarlo.

“El trabajo se expande para llenar el tiempo disponible para su finalización” – Ley de Parkinson .

Entonces, la idea es establecer plazos ajustados en lugar de plazos largos. Piense en los plazos como una herramienta positiva y constructiva para ayudarlo a crecer. Cuanto menos tiempo tenga, más creativo y eficiente obtendrá.

Si es la primera vez que lo haces, adivina y luego reduce el tiempo a la mitad. Si hiciste esto antes, tómate ese tiempo y córtalo por la mitad. Continúa reduciendo el tiempo a la mitad hasta que realmente pierdas el plazo una vez.

Ahora deberías tener una idea bastante precisa de cuánto tiempo lleva realmente.

Siempre tendrá un período en el que usted o su empresa pueden sobrevivir utilizando las reservas. Por lo tanto, solo tendrá que averiguar cuánto tiempo puede sobrevivir sin un cliente o sin ser contratado. Y el período definirá su fecha límite. Y, en consecuencia, se puede desarrollar un plan.