Un empleador debe, por ley, proporcionar un formulario W-2 a cada empleado que tenía salarios en el año calendario anterior a más tardar el 31 de enero del año siguiente. El empleador puede entregar el formulario a los empleados en persona, por correo o (solo si el empleado lo autoriza) por distribución electrónica.
Un empleador no puede exigir a un empleado (actual o anterior) que venga a la oficina a recoger el formulario; Si un empleador permite que los empleados recojan el formulario en lugar de que se lo envíen por correo, y el empleado no lo hace, el empleador debe enviárselo por correo antes del 31 de enero, a menos que el empleado haya dado su consentimiento para la entrega electrónica y no haya revocado consentimiento.
Bajo ninguna circunstancia un empleador puede retener deliberadamente un W-2 de un empleado.
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El empleador está sujeto a una multa de entre $ 30 y $ 260 por formulario W-2 no proporcionado de manera oportuna y adecuada; El monto de la multa varía dependiendo de si el formulario se proporciona eventualmente y cuándo.