Realmente depende de cuántos empleados tenga, su confianza en su honestidad, la complejidad de las actividades relacionadas con la asistencia, su propio perfil de trabajo.
En una pequeña empresa de hasta 10 personas, donde asiste a un lugar de trabajo también a diario, mantener un registro en papel puede ser suficiente, especialmente si no tiene que hacer un seguimiento de las horas extras y las licencias.
Sin embargo, si el número de empleados es lo suficientemente grande, se calcularán las horas extraordinarias, no se puede confiar en los empleados para informar honestamente el tiempo de entrada y salida, se deben realizar un seguimiento de las licencias, se debe monitorear la llegada tardía y la salida anticipada, la asistencia debe se resume para el departamento de cuentas, los empleados se encuentran en diferentes ubicaciones o se segregan en diferentes centros de costos, los supervisores de operaciones deben estar informados sobre la ausencia al comienzo del día, luego debe considerar un sistema de asistencia computarizado.
Los sistemas de asistencia computarizados utilizan lectores de asistencia para capturar el tiempo de entrada / salida. Estos lectores utilizan diversas tecnologías (banda magnética, código de barras, RFID, huella digital, vena de la palma, reconocimiento facial, geometría de la mano, etc.) para registrar la identificación del empleado y el tiempo de ENTRADA / SALIDA. Los lectores de huellas digitales son los más populares en estos días. Funcionan extremadamente bien en un entorno de oficina. Sin embargo, cuando se trata de trabajo manual, hay que tener cuidado. Los lectores de reconocimiento facial también han madurado rápidamente (a veces dan un reconocimiento erróneo), pero eso generalmente se resuelve mediante un ajuste fino.
Todo dicho y hecho, la biometría funciona en los atributos físicos únicos de una persona y, por lo tanto, a veces puede dar datos falsos. Por ejemplo, un dedo está lesionado, sucio o sudoroso y los lectores de huellas digitales se niegan a reconocerlo. O en caso de que haya un lector de reconocimiento gemelo y facial idéntico, reconoce incorrectamente a una persona.
Por lo tanto, un lector que también puede usar una tarjeta (como una tarjeta RFID) junto con biometría es más popular. Sin embargo, los lectores biométricos más baratos que no tienen sensor de lector de tarjetas también funcionan muy bien: el empleador emite una contraseña e identificación a los empleados que tienen problemas con la huella digital.
Al final del día, uno debe recordar que cualquier tipo de lector que use, el trabajo del lector es simplemente registrar el tiempo de ENTRADA / SALIDA. El beneficio real de un sistema de asistencia se deriva del software. Quizás le gustaría leer el Software de Asistencia de Tiempo para tener una idea de qué buscar en un sistema de asistencia.
Como se mencionó anteriormente, varios factores determinan cómo realiza el seguimiento de la asistencia. Un cliente (propietario de una tienda de farmacia) tenía solo 3 empleados, pero quería un sistema biométrico ya que no estuvo presente en su tienda durante todo el día.
Al propietario de otra empresa de 35 empleados le gustaba que le informaran por correo electrónico sobre la presencia / absentismo, incluso si viajaba o estaba de vacaciones. Este cliente no era particular acerca de que el lector fuera biométrico. Estaba seguro de que había suficientes controles y equilibrios dentro de su oficina para que cualquiera lo engañara con golpes de amigos.
Una empresa constructora compró el sistema porque le permitía al administrador administrativo abordar la actividad relacionada con la asistencia de 5000 trabajadores (sus propios subcontratistas más) con solo 2 empleados bajo su responsabilidad dedicados al mantenimiento del tiempo.
Esperemos que esto dé suficiente comida para pensar. Las preguntas que uno debe hacerse son: “¿Por qué necesito hacer un seguimiento de la asistencia de los empleados? ¿Qué espero que haga por mí?” El “cómo” será más fácil de responder entonces.